cómo configurar y qué equipo se necesita

Independientemente del objetivo (ya sea el lanzamiento de un producto, la presentación de algunos resultados, una conferencia para presentar algunas novedades de un campo), este tipo de eventos suelen atraer a un gran número de personas. Si antes este tipo de salas y ubicaciones (que permitían alojar a un gran número de invitados y eran versátiles, ofreciendo libertad en la creación y transposición de un concepto específico) tenían una gran demanda, con la llegada de la pandemia permanecieron cerradas, los eventos a gran escala sucediendo en el entorno en línea. Pero, poco a poco, el apetito por este tipo de reuniones parece estar regresando, desde el deseo de las personas de interactuar con otras, independientemente del ámbito, de poder estar físicamente presentes y seguir las conversaciones (no con la misma frecuencia, por supuesto). Por supuesto, todavía están prestando atención a las principales medidas de protección).

Y como los invitados suelen estar muy atentos a los detalles, ¿cómo te aseguras de que la habitación esté correctamente amueblada y equipada con todo lo necesario para que se sientan a gusto? Aquí hay algunos consejos de nuestra parte:

1. Detalles relacionados con la disposición de los asientos de los invitados y el diseño del salón.

Lo primero que tienes que tachar de la lista a la hora de organizar un evento es elegir el espacio adecuado y comprobar algunos detalles técnicos:

• Habitación espaciosa → además de que debes contar con suficiente espacio para sentar a los invitados y el escenario, ten en cuenta las áreas de bienvenida y descanso. Dependiendo del número de personas y del tipo de evento, también deberás decidir cómo se colocarán las sillas:
  • Configuración tipo teatro → cuando hay mucha gente, una sala dispuesta en este estilo permite la integración de un público mayor, manteniendo suficiente distancia entre los invitados. Si la sala está al mismo nivel (no tiene forma de anfiteatro), asegúrese de que el escenario esté sobre una plataforma, para que todos los presentes puedan ver fácilmente a la persona que presenta y la presentación detrás de ella.
  • Ubicación tipo aula → No recomendamos esta disposición (que implica la integración de algunas mesas en la sala) excepto en situaciones en las que la conferencia va más hacia la formación y la gente necesita escribir cosas, trabajar aplicadamente. Además, tal disposición limita el evento a un número menor de participantes.
• la ventilacion → durante el evento, se debe controlar cuidadosamente el sistema de aire acondicionado. La presencia de varios invitados puede provocar molestias térmicas. Aunque las personas tengan diferentes preferencias, es bueno que el aire de la habitación siempre esté recirculado y a una temperatura óptima para el confort y la concentración. Por lo tanto, compruebe previamente con el propietario del local que el sistema funciona correctamente y que puede funcionar independientemente de la capacidad de la sala y de las condiciones meteorológicas exteriores.
• Asientos cómodos → Puede que no lo hayas pensado, pero el tipo de sillas del salón también importa, sobre todo si el evento dura todo el día.
• El tipo de parquet/suelo → sí, y este es un criterio que debes vigilar con atención, desde su superficie (no debe ser resbaladiza, para que no haya riesgo de accidentes), hasta qué tan «silenciosa» es (no quieres que cruje cuando las personas salen/entran para un breve descanso y molestan a otros o presentadores)
• El sistema de iluminación → la luz debe adaptarse según las necesidades: desde una intensidad más oscura, para que los invitados presten atención sólo a la pantalla y al presentador, hasta una iluminación amplia, cuando se desarrolla la sesión de preguntas y respuestas o las diversas discusiones entre grupos unidos ( sesiones de trabajo), por ejemplo.
• Abastecimiento → dependiendo de la duración del evento, es recomendable incluir un café de bienvenida (para esperar a los invitados de forma agradable y relajante, para darles la oportunidad de interactuar con los demás), un almuerzo y 1-2 pausas para el café ( en caso de que el evento dure todo el día). Si el evento sólo dura medio día, entonces un café de bienvenida, un descanso y un almuerzo deberían ser suficientes.
• Zona de relajación → para los momentos de descanso, conviene plantearse habilitar un espacio exclusivo, en el que, además de colocar unas mesas de cóctel (donde los invitados puedan traer algo de beber y comer), también debería haber unas zonas de activación que mantengan el interés de los participantes (activaciones relacionadas con la conferencia, por supuesto). Por ejemplo, puede ser una prueba de producto, algo relacionado con innovaciones tecnológicas, un área de fotografía, etc.

2. Detalles organizativos y técnicos

Si revisaste los criterios relacionados con la sala y la creación de una atmósfera perfecta para los invitados, es hora de mirar el lado más técnico, esa parte que tiene que ver con el tiempo de las presentaciones.

• Proyector y otras pantallas en la habitación. → dependiendo del tamaño de la sala, el proyector/pantalla principal debe ser lo suficientemente grande para que la presentación sea visible también para los que están sentados al fondo, en las últimas filas. También ayuda tener más pantallas en la sala, para que la gente pueda ver el mensaje más fácilmente (colocadas, tal vez, a los lados, en el medio de la sala y en la parte trasera, dependiendo del tamaño de la sala).

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• micrófono y sonido → el sistema de audio es tan importante como elegir la propia ubicación. Si no se puede oír a la persona que habla, si el mensaje no se transmite claramente, la atención de la gente puede perderse fácilmente.
• La posibilidad de realizar videoconferencias. (para personas que no pueden estar físicamente presentes, ya sean ponentes o participantes) → en el modo híbrido en el que están sucediendo las cosas ahora, asegúrate de que la tecnología te permite conectarte en vivo con otros y que el sonido sea de calidad.
• Indicador → dado que el éxito está en los pequeños detalles, para poder manejar fácilmente la presentación, el orador debe poder pasar las diapositivas con la ayuda de un puntero. De esta manera, puede navegar fácilmente a través de diapositivas e información, desplazar la presentación hacia adelante y hacia atrás e incluso resaltar ciertas palabras clave o resultados (mediante el botón láser de este dispositivo).
• Pantalla secundaria en el escenario → necesario que el hablante pueda ver sus propias notas y lo que hay en la pantalla trasera, sin darse la vuelta. Además, en dicha pantalla se puede colocar un cronómetro, para que el que está en el escenario sepa cuánto tiempo le queda y no haya retrasos, y el resto de presentaciones se retrasen.

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3. Detalles relacionados con presentaciones y discursos de apoyo.

Para que el evento sea un éxito, debes prestar atención a mantener el interés de las personas durante todas las presentaciones. Así es como puede garantizar esto:

• Por Presentaciones claras y concisas, con muchos materiales de vídeo e imágenes. → no hagas las diapositivas difíciles, pero úsalas para apoyar visualmente tu discurso y dar ejemplos. Otro consejo aquí es revisar las diapositivas varias veces, su cursiva, y siempre revisar el texto (incluso si el discurso es de grado 10, una diapositiva con errores gramaticales puede cambiar la impresión de las personas muy rápidamente).
• Llamando a la tecnología y los premios → utilizar una aplicación sencilla, a la que los participantes pueden acceder en línea y responder preguntas de verificación sobre lo presentado. También incluye premios para quienes respondan rápido y así harás que presten atención a todo lo que se está comentando. Además, también puede ser útil para la parte de preguntas y respuestas: por regla general, las personas no quieren ser el centro de atención y hacer preguntas (aunque tengan muchas ideas). Una aplicación de este tipo puede recopilar de forma anónima preguntas del público, para que se lean al final de las presentaciones y el orador pueda dar respuestas.

La experiencia se gana con cada evento organizado. Quizás uno de los consejos más simples, pero de mayor impacto, sea asegurarse de hacer ensayos para cada cosa y momento. No dejes nada al azar, nada que te sorprenda durante la conferencia.